Как и все остальные аспекты нашей жизни, труда, топливный расход на автомобильном транспорте подчинен строгому регламенту, и его нужно уметь рассчитывать. В данной статье мы рассмотрим формы путевого листа, как рассчитывать ГСМ, а так же программы облегчающие ведение.
Что такое путевой лист?
Одной из неотъемлемых частей успешного функционирования большинства предприятий является транспорт. Путевой лист считается важнейшим документом контроля водителей. На его основе производится расчет зарплаты, запись расходов ГСМ, происходит начисление амортизации и списание других затрат. В случае остановки служебного автомобиля во время движения сотрудником ГИБДД, путевой лист станет основанием для совершения поездки, перевозки груза или пассажиров. При отсутствии данного документа не избежать уплаты административного штрафа.
Формы путевого листа
Формы путевых документов можно использовать как государственного образца, так и разработать самостоятельно, указав особенности в учетной политики организации. Каждый подобный документ должен включать в себя определенные реквизиты.
К обязательным реквизитам можно отнести:
- название и номер;
- срок действия;
- информация о владельце транспорта;
- информация о транспорте;
- информация о водителе.
Организациями, предлагающими транспортные услуги, указывается информация о проведении контроля транспортного средства перед рейсом.
Как существует множество разновидностей хозяйственной деятельности предприятий, так и путевые листы отличаются многообразием форм. Путевые листы по существующим формам можно классифицировать в соответствии с видами транспорта, осуществляющего работу. Для легковых транспортных средств:
- 3 – основная;
- ПЛ-1 – протокол для ИП.
Для грузовых транспортных средств:
- 4-П – регистрация работы машин при повременной оплате труда водителя;
- 4С – протокол перевозок при сдельной оплате труда;
- ПГ -1 – запись работы транспортного средства для ИП.
Для перевозки пассажиров:
- 6 – документ для записи работы общественного транспорта (городские маршруты);
- 6 спец. – протокол учета автобусов индивидуального пользования;
- ПA-1 – протокол работы транспорта ИП;
- 4 – форма для работы легкового такси.
Для специального транспорта:
- 3 спец. – основная;
Для автомобильной техники строительного назначения;
- ЭCM-1 – подсчет выполняемой краном работы;
- ЭCM-2 – протокол работ;
- ЭCM-3 – рапорт;
- ЭCM-4 – рапорт-наряд техники;
- ЭCM-5 – протоколы регистрации осуществленной работы строительного транспорта;
- ЭCM-6 – журнал записи;
- ЭCM-7 – справка для выполнения расчета осуществленных работ;
- Лист для автокранов.
Расчет ГСМ для путевого листа
Регистрация затрат ГСМ (горюче-смазочных материалов) – один из важных моментов ведения путевого листа. В качестве ГСМ рассматриваются:
- разные виды топлива (бензинового, дизельного, природных газов);
- смазочные материалы (моторные масла, трансмиссионные, специальные масла, пластичная смазка);
- жидкие средства специального назначения (тормозная и охлаждающая).
Расчет ГСМ внутри отчетности предприятия осуществляется с помощью фактической стоимости. Условия для принятия – наличие чеков АЗС, корешков талонов, выписка топливной карты. Списание ГСМ можно осуществить двумя методами:
- по средней себестоимости – оптимальный способ. Рассчитывается как сумма стоимости остатков и прихода, деленная на сумму объема остатков и прихода в натуральном исчислении;
- по себестоимости 1 по времени приобретения запасов (ФИФO).
Программы для ведения путевых листов
В большинстве современных предприятий процесс заполнения бухгалтерской отчетности автоматизирован. Путевые листы можно формировать вручную, но для облегчения работы, давно придуманы и усовершенствованы программные продукты, позволяющие сокращать временные затраты сотрудников и качественно вести отчетность.
Путевые листы для «1С: Предприятие»
Основная программа по ведению бухгалтерской отчетности в России «1С: Предприятие» не содержит всего необходимого, для полноценного учета путевых листов, функционала. Но разработанная система решает эту проблему. Конфигурация софта содержит все необходимые функции для регистрации работы машин и удобна для бухгалтеров знакомым, понятным интерфейсом.
Стоимость программы: 12 900 рублей.
«БухСофт»
Бюджетная, простая в использовании, скромная по техническим запросам программа, пользуется огромным спросом среди предприятий с ведением учета транспорта. Утилита выполняет ограниченное количество функций: заполняет и сохраняет путевые документы. Выгрузка происходит в форме программы MS Excel.
Стоимость: 3 200 рублей.
«Респект: Учет путевых листов и ГСМ»
Программный продукт устанавливается в виде дополнения к главной системе «1С: Предприятие 8». Функционал утилиты дает возможность учета ГСМ, регистрации работы каждого водителя в отдельности, осуществляет удобное заполнение журнала путевых листов, готовит пустые формы для вывода на печать и отправляет данные в базовый софт «1С: Предприятие 8».
Стоимость: от 6 800 рублей.
«АвтоПеревозки»
Утилита «АвтоПеревозки» имеет широкий спектр ресурсов. Программа в соответствии с текущим законодательством заполняет путевые листы, вычисляет норматив ГСМ в соответствии с пройденным километражем, ведет учет заказов предприятий от других организаций, формирует подробную аналитику. Печать результатов происходит в рамках программы MS Word.
Стоимость: 10 000 рублей.
«Путевые листы АТП»
Мощная, разносторонняя программа. Данной утилитой может пользоваться не только бухгалтерия, но и диспетчерская служба, технические инженеры, механики, так же доступен модуль расчет стоимости транспортного средства.
Модуль «Инженер» осуществляет контроль над оснасткой автопарка организации, за стоимостью техосмотров с осуществлением фиксации их результатов и следит за начислением амортизации.
Ответственность модуля «Механик» схожа с предыдущим, но больший упор делается на учете шин.
Функции режима «Бухгалтерский учет» осуществляет выполнение проводов, формирует ордера прихода и расхода топлива.
Модуль «Расчет стоимости работ автомобиля» фиксирует поступление средств от передачи транспорта во временное пользование другим организациям.
Стоимость программы: ведение учета трех автомобилей бесплатно, большее количество – 15 000 рублей.
Заключение
Своевременно заполняемый путевой лист облегчает работу бухгалтера, снижает риски предприятия получения издержек и систематизирует рабочий процесс. Для удобства работы организаций на сегодняшний день разработано множество программ, отличающихся по цене и функционалу. Каждое предприятие, в зависимости от сферы своей деятельности, способно подобрать удобную утилиту в соответствии с потребностями внутреннего устройства.
Источник: