Кто такой секретарь

Секретарь

Видео о профессии

Современный офис или приемную солидной компании сложно представить без секретаря. Этот специалист выполняет действия, поддерживающие стабильную работу организации. Во многих смыслах он становится связующим звеном между отделами предприятия, его работниками и их партнерами, внутренними и внешними службами. Чтобы получить такую должность не обязательно иметь высшее или среднее специальное образование. При этом в случае качественного выполнения обязанностей секретарь способен высоко подняться по карьерной лестнице.

Профессия секретарь

Первые упоминания о секретарях, как о представителях отдельной профессии, относят ко временам Древнего Рима. Историки четко воспроизводят описание таких работников, востребованных у патрициев, высокородных плебеев и просто богатых граждан страны. Это были мужчины (вольноотпущенники, рабы или свободные) с хорошим образованием, которые вели дела своих хозяев, давали им советы, хранили их тайны. Уже тогда такие работники занимались делопроизводством, нередко отвечали за корреспонденцию и даже финансы нанимателя.

Специфика профессии

В течение двух тысяч лет работа в этой должности была привилегией мужчин. В двадцатом веке все изменилось. Теперь секретариат на 95% состоит из женщин, что объясняется спецификой направления.

• повышенные требования к личным качествам сотрудника — он должен быть доброжелательным и позитивным, но при этом внимательным, ответственным и аккуратным;
• отличные организаторские способности — от качества работы сотрудника во многом зависит функциональность целой компании или отдельных представителей фирмы. По статистике, у женщин лучше получается налаживать бесперебойную работу офиса;
• необходимость работать в режиме многозадачности — мужчины не способны выполнять несколько дел одновременно или удерживать в памяти целую цепочку из заданий или задач;
• умение планировать рабочее время — девушки чаще опаздывают на встречи в повседневной жизни, но на работе они лучше мужчин соблюдают дисциплину;
• наличие обязанностей, выполнение которых мужчинам доставляет дискомфорт — секретари иногда должны поддерживать чистоту на рабочем месте (своем и руководителя), готовить и подавать кофе, выполнять личные поручения работодателя.

Важные личные качества

Представителю профессии на рабочем месте приходится много общаться, поэтому он должен быть коммуникабельным, обладать культурой речи. Желательно, чтобы у него не было речевых дефектов или особенностей произношения. Сотрудник в приемной должен выглядеть аккуратно и презентабельно. Также в перечне качеств, которые работодатели хотели бы видеть у такого работника: честность, пунктуальность, ответственность, обучаемость, отсутствие вредных привычек.

Профессиональные знания

Современный секретарь обязательно должен отлично владеть компьютером и оргтехникой, знать основные виды ПО, которые пригодятся ему в работе. Если сотрудник будет выполнять обязанности делопроизводителя, он должен знать, как правильно оформлять и регистрировать документы, вести внутреннюю отчетность. В перечень знаний и умений входят: прием звонков по телефону и их переадресация, навыки быстрого поиска информации, получения и отправки корреспонденции. Все чаще в перечень базовых требований включают наличие высшего образования по любому профилю, владение хотя бы одним иностранным языком.

Виды секретарей

Самыми востребованными на рынке труда являются универсальные секретари, обладающие полным набором нужных профессиональных навыков. Они способны работать в любой компании, независимо от вида ее деятельности и предлагаемой должности. Таких сотрудников обычно приглашают в государственные учреждения, крупные холдинги или филиалы международных фирм.

Вообще, по неофициальной классификации существуют такие виды секретарей:

• ресепшионист — встречает посетителей, отвечает за прием телефонных звонков и их распределение, может выполнять дополнительные мелкие поручения и осуществлять исходящие звонки. Для получения должности не требуется наличие диплома ВУЗа или профессионального училища. Нередко к соискателям выдвигаются строгие требования относительно внешности;
• референт — занимается делопроизводством, контролирует работу сотрудников отдела или офиса, координирует действия курьеров, отвечает за использование оргтехники, следит за ее исправностью. Готовит документы, необходимые руководителю или сотрудникам к переговорам, ведет отчеты. Ответственная должность, для получения которой требуется наличие определенных навыков. Обычно на нее принимают выпускников профильных учебных центров, ВУЗов;
• ассистент или помощник руководителя — перечень обязанностей в каждом случае согласовывается в индивидуальном порядке. Нередко секретарю достаточно иметь навыки работы с компьютером и уметь готовить кофе. Но все чаще личный секретарь — это человек с высшим образованием и глубокими познаниями в сфере деятельности компании;
• технический секретарь — специфическая и не очень распространенная должность. Такой сотрудник должен быстро и без ошибок печатать (десятипальцевый «слепой» метод, не менее 150 знаков в минуту), уметь работать с оргтехникой, отвечать на телефонные звонки. Он редко выполняет творческие задания и дополнительные действия, практически все время посвящая работе с документами;
• переводчик — обязательно отличное знание иностранного языка по запросу работодателя. Уровень владения им должен быть достаточным для ведения переговоров, поиска информации, ведения переписки, работы с документами. Нередко отличных показателей на собеседовании для трудоустройства оказывается недостаточно, требуется диплом или сертификат. При этом сотрудник должен обладать навыками секретаря;
• офис-менеджер — исполнитель, который полностью координирует работу офиса. Он отвечает за доставку воды, заказ и распределение канцелярских принадлежностей, бронирование билетов и гостиниц, вызов такси. За ним закрепляется взаимодействие с внешними службами, ведение деловой переписки, прием и отправка почты. Под его контролем находятся все административно-хозяйственные вопросы подотчетного подразделения.

В отдельную группу выделяется судебный секретарь. Он работает в суде, закрепляясь за одним из судей. Сотрудник ведет протоколы судебных заседаний, отмечает явку участников процессов, рассылает повестки, печатает судебные акты, обрабатывает почту, выполняет распоряжения руководителя.

Плюсы и минусы профессии

Секретарь — профессия, которая в большинстве сфер деятельности становится отличным стартом карьеры. Работа на должности позволяет сотруднику изучить особенности того или иного вида бизнеса, понять специфику взаимодействия работников государственных структур.

У направления, помимо этого, еще масса преимуществ:

• представитель профессии в короткие сроки на практике получает массу новых знаний и навыков;
• работник находится у всех на виду, заводит связи, имеет возможность проявить себя;
• не обязательно иметь специальность. Можно параллельно получать высшее или профессиональное образование в интересующей области. К моменту выдачи диплома у секретарей уже есть опыт, благодаря чему они способны без проблем сменить должность на профильную;
• работа на позиции редко подразумевает тяжелый физический труд, но при этом она требует активности;
• выполнять обязанности обычно приходится в комфортном помещении. При правильном планировании рабочего дня у сотрудника нередко остается свободное время, когда можно отдохнуть;
• у представителей секретариата достойные зарплаты;
• такие сотрудники обычно заводят массу полезных знакомств и выгодных связей, что позволяет им развиваться в профессиональном плане;
• профессионалы и новички всегда востребованы. Профильные ресурсы обычно переполнены вакансиями на любой вкус.

Минусов у профессии нет, есть лишь ряд особенностей, которые надо учесть. Во-первых, такие сотрудники меньше востребованы на периферии, поэтому устроиться проще в большом городе. Во-вторых, их работа нередко связана со стрессом. На них могут срываться сотрудники или руководитель. Причем, не только за ошибки, но и просто так. Еще секретарю сложно добиться карьерного роста в небольшой компании. В таких организациях он обычно выполняет однотипную рутинную работу.

Читать еще:  Сколько зарабатывает юрист в украине

Образование секретаря

Чтобы работать секретарем, достаточно иметь навыки владения компьютером, нужные личные качества и желание. Многие компании с удовольствием принимают молодежь без опыта работы, считая, что новичка проще научить, чем переучить. Всего за 1-2 года практики сотрудники набирают достаточно опыта для дальнейшего развития.

Где учиться

Если изначально хочется попасть в солидную компанию, стоит позаботиться об образовании. Это могут быть курсы секретарей, профессиональное училище или ВУЗ. В действующем уже много лет учебном центре при МИДе РФ проводится подготовка секретарей. Там новички учатся работать на компьютере, осваивают основы делопроизводства, деловой этики и этикета, посещают занятия по английскому языку.

На выборе ВУЗа планы работать секретарем не должны сказываться. Только устраиваться рекомендуется сразу в компанию по интересующему профилю. Будущему маркетологу подойдет рекламное агентство, а финансисту — банк или инвестиционный фонд.

Карьера

Карьерные перспективы секретаря зависят от его целей, способностей, желания учиться. При благоприятном стечении обстоятельств за пару лет работы даже при отсутствии образования можно набрать опыт, позволяющий устроиться в солидную фирму.

Полезные, активные секретари нередко переходят на позиции помощников менеджеров, а затем и сами занимают эти должности. В крупных организациях секретарь может стать начальником секретариата. Нередки случаи, когда такие сотрудники оказываются настолько полезны в команде, что их ставят на руководящие должности даже без профильного образования.

Где работать секретарю

Секретари нужны практически во всех организациях со сложной структурой. Это может быть офис, агентство, государственное учреждение, финансовая организация. Практически каждый руководитель нуждается в секретаре или помощнике. Сегодня такие сотрудники набираются даже медицинскими центрами, крупными магазинами, шоурумами.

Зарплата секретаря

На старте карьеры секретари без опыта и специальных навыков получают от 15 тыс. рублей в регионах, от 20 тыс. рублей в крупных городах. В среднем зарплата сотрудника составляет 35-45 тыс. рублей. Помощники руководителей, переводчики, референты, начальники секретариата получают 60-80 тыс. рублей, но это не предел.

Зарплата на 29.02.2020

Россия
25000—65000 ₽

Москва
30000—65000 ₽

Заключение

Профессия секретаря переживает за последние десять лет новый виток популярности. Ее выбирают амбициозные и активные молодые люди, настроенные на развитие карьеры. Она подойдет и тем, кто пока не решил, чем заняться в будущем, хочет разобраться в себе.

Профессия «Секретарь»

Если вы любите составлять графики, планировать время и помогать другим людям, то профессия секретаря может вам подойти.

История

Профессия «секретарь» появилась очень давно. Самыми первые услугами делопроизводителя стали пользоваться древнеримские патриции. Именовалась она secretaries. Задачей человека было:

• Давать советы хозяину.
• Держать в секрете все, что ему известно.

Позже жители Европы оценили то, что придумали патриции Рима и ввели должность секретаря .

Во времена Петра I, после путешествия русского царя в Европу, было решено в России открыть институт «секретарей». Ранги секретарей были различны.

Требования к первому российскому делопроизводителю:

• Дворянин из знатного рода.
• Мужчина.
• Высокообразованный.
• Способность давать советы по любому жизненному вопросу.

Екатерина II более серьезно подошла к профессии секретарь: усовершенствовала и ужесточила критерии выбора служащего этой профессии:

• Секретарь должен быть не один, а несколько.
• Наглость, изворотливость – главные требования к обладателю этой профессии.

После ухода перьев и чернил в лету, появилась пишущая машинка. Секретарская профессия усовершенствовалась. Теперь ей стали заниматься и женщины, ну, а в настоящее время мужчины-секретари – большая редкость.

Описание

Секретарь – это непросто сотрудник компании, но и ее лицо. Внимательный, умный, привлекательный, располагающий к себе – все эти качества, относящиеся к человеку, работающему в должности секретаря.

Пока работодатель решает главные вопросы развития предприятия, секретарь занимается обеспечением управленческой и административной деятельности. От профессионализма секретаря зависит успешная работа фирмы.

На каких специальностях учиться

В некоторых учебных заведениях, обучая студентов основной специальности, проводят дополнительные курсы по делопроизводству.

Специальности, с которыми можно получить профессию секретаря:

• Менеджмент.
• Страховое дело.
• Бухгалтерский учет анализ и аудит.
• Таможенное дело.

Где учиться

Смотря какой уровень образования интересует, профессию секретаря можно получить в различных учебных заведениях:

• Средне-специальное — в техникуме.
• Средне-профессиональное – в ПТУ.
• Высшее образование — в институте.

Обязанности:

• Регистрация входящих и исходящих документов.
• Обслуживание руководителя и его посетителей.
• Создание рабочего плана для руководителя.
• Прием телефонных звонков и электронной почты, поступающих в адрес руководителя.
• Заказ всех необходимых предметов для обеспечения качественной работы предприятия (канцтовары и другие).

Кому подойдет

Потенциальный секретарь должен обладать следующими качествами:

1. Стрессоустойчивость. Претендент на данную должность обязан иметь самообладание и выдержку.
2. Стремление получать новые знания и умения. Хороший секретарь должен знать иностранный язык, уметь вести деловую переписку, составлять и регистрировать различную документацию.
3. Готовность к ненормированному графику работы, неожиданным неурядицам (авралам).
4. Способность правильно и качественно планировать свой день. В большинстве случаев – составление рабочего плана для руководителя – это одна из задач секретаря.
5. Коммуникабельность. Со всеми посетителями фирмы секретарь должен уметь вести вежливый разговор, быть отзывчивым.

Заработная плата

В среднем за свою работу секретарь получает 25000 рублей. Многие начинают строить свою карьерную «лестницу» именно с этой профессии. Желающие работать секретарем, без опыта могут рассчитывать на получение небольших зарплат – 10000 — 15000 рублей. Но при этом они должны свободно уметь работать на ПК и знать основы делопроизводства.

У делопроизводителя с опытом работы от одного года заработная плата равна 20000 рублей.

Ценятся сотрудники, знающие английский язык и опытные. Их оплата труда может равняться 25000 рублей и выше.

Как устроиться

Вначале необходимо отправить резюме на предприятие, где вы желаете работать. После чего вам позвонят и пригласят на собеседование.

1. Когда вы получили приглашение, еще раз зайдите на сайт фирмы и изучите всю необходимую информацию:

• Сфера деятельности.
• Миссия компании.
• Цели организации.

2. Почитайте материалы о профессии секретаря. Нередко на собеседовании спрашивают о том, что именно привлекло в выбранной профессии, что означает делопроизводство, виды документооборота?

3. Форма одежды при устройстве на работу. Лучше всего на собеседование прийти в строгом стиле.

Обычно собеседование проходит в форме интервью (вопрос – ответ). Интервьюер будет задавать вопросы, а вы отвечать.

1. На интервью стоит вести себя уверенно.
2. Нельзя обманывать. Если с вас требуют хороших знаний в компьютерных программах, а вы не очень в них ориентируетесь, лучше признайтесь сразу, но добавьте, что вы легкообучаемы.
3. Спросят про недостатки, расскажите, выдайте их за достоинство. Например, вы любите помогать, иногда из-за этого приходится задерживаться на работе, что отрицательно сказывается на ваших семейных отношениях.
4. Отвечая на вопрос о характеристике предыдущего начальника, не говорите недостатках. Лучше сказать, что он профессионал своего дела, строгий, но справедливый.
5. Проходя интервью, можно спрашивать об интересующей вас информации, а не только отвечать на вопросы.

Читать еще:  Должность секретарь референт

Вопросы о зарплате будут уместны, если на сайте работодателя не указано стоимости работы по интересующей вас должности.

6. В конце собеседования вам предложат заполнить анкету.

7. После того как собеседование закончится, вас попросят подождать несколько дней. За это время служба безопасности работодателя проверит информацию о потенциальном сотруднике. Если все будет в порядке вам позвонят и пригласят выйти на работу.

Карьера

Большинство людей думают, что секретарь – не имеет карьеры. Работа секретаря, она разнообразна и бывает нескольких уровней:

• Секретарь на ресепшн – низшая ступень. Этот сотрудник не занимается управленческой деятельностью, чаще всего его обязанность – консультирование по телефонным звонкам организация встречи клиентов.
• Секретарь-референт – профессия немного выше по рангу. Основные обязанности могут быть связаны с деятельностью офис-менеджера (к примеру, жизнеобеспечение предприятия). Знание иностранного языка играет главную роль: осуществление переводов, присутствие на переговорах с иностранными коллегами в виде переводчика.
• Помощник руководителя (ассистент) высшая ступень карьерной «лестницы» секретаря. Данная должность требует от делопроизводителя доверия между руководителем, стрессоустойчивости, уверенности. Также должность предполагает решение организационных и административных проблем.

Перспективы

Как описано выше, секретарь – не бесперспективная профессия. Этим офисным служащим есть куда стремиться. Повысится должность, тогда и зарплата порадует своим ростом. Единственным требованием для повышения карьерной лестницы в большинстве организаций является высшее образование.

Стремитесь к достижению своих жизненных целей и ваша карьера секретаря пойдет в гору.

секретарь

Энциклопедический словарь . 2009 .

Смотреть что такое «секретарь» в других словарях:

Секретарь — может означать: Птица секретарь Должности Секретарь референт вспомогательная офисная должность. Генеральный секретарь глава организации. Государственный секретарь (статс секретарь) должность высокопоставленного госслужащего.… … Википедия

СЕКРЕТАРЬ — (фр. secretaire) письмоводитель; лицо, на обязанности которого лежит писание писем, бумаг и проч. для лица или присутственного места, при котором он состоит: секретарь посольства, секретарь редакции и проч. Словарь иностранных слов, вошедших в… … Словарь иностранных слов русского языка

СЕКРЕТАРЬ — секретаря, м. [secrétaire]. 1. Лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого н. учреждения, а также ведающее делопроизводством. Секретарь суда. Личный секретарь. «Хоть умного себе возьми секретаря.» Пушкин. «Сам я областью не правил … Толковый словарь Ушакова

секретарь — помощник, референт; делопроизводитель, госсек, секретаришка, соколообразный, птица, мирза, генсек, секретутка. Ant. руководитель, начальник, шеф Словарь русских синонимов. секретарь сущ., кол во синонимов: 21 • автосекретарь … Словарь синонимов

СЕКРЕТАРЬ — СЕКРЕТАРЬ, я, муж. 1. Работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения. Личный с. С. машинистка. 2. Лицо, ведущее протокол собрания, заседания. 3. Выборный руководитель организации. 4. Ответственный,… … Толковый словарь Ожегова

Секретарь — Секретарь, дѣлопроизводитель, письмоводитель (лицо, ведущее тайную, личную переписку кого либо). Ср. Судей такихъ видали, Которые весьма умны бывали, Пока у нихъ былъ умный секретарь. Крыловъ. Оракулъ. Ср. Родился въ Персіи, а чиномъ былъ сатрапъ … Большой толково-фразеологический словарь Михельсона (оригинальная орфография)

секретарь — Комиссии, назначаемый в соответствии со статьей XII (МККЗР) (МККЗР, 1997). [Mеждународные стандарты по фитосанитарным мерам МСФМ № 5. Глоссарий фитосанитарных терминов] Тематики защита растений EN secretary FR secrétaire … Справочник технического переводчика

СЕКРЕТАРЬ — (от средневекового лат. secretarius первоначально доверенное лицо),1) служащий, ведающий делопроизводством учреждения, отдельного лица.2) Составитель протокола собрания, заседания общественно политических организаций … Большой Энциклопедический словарь

СЕКРЕТАРЬ — птица отряда соколообразных. На голове несколько направленных назад перьев (напоминающих гусиное перо за ухом писца). Высота ок. 1 м. В саваннах Африки (южнее Сахары). Пищу (саранча, термиты, грызуны и др.) добывает на земле. Птенцы легко… … Большой Энциклопедический словарь

СЕКРЕТАРЬ — (Sagittarius serpentarius), хищная птица, единств, вид одноим. сем. соколообразных. Дл. 120 150 см. Когти острые, изогнутые. На затылке чёрный хохол из удлинённых перьев (напоминает перья за ухом писца, отсюда назв.). Хорошо летает, быстро ходит… … Биологический энциклопедический словарь

Секретарь — (от средневекового лат. secretarius, первоначально доверенное лицо) 1) служащий, ведающий делопроизводством учреждения, отдельного лица; 2) составитель протокола собрания, заседания общественно политических организаций. Политическая наука:… … Политология. Словарь.

Профессия секретарь

Секретарь — инициативный работник офиса, на которого возложен широкий круг обязанностей: это и ответы на телефонные звонки, и регистрация корреспонденции, и организация встреч, и ведение делопроизводства, а также выполнение всех поручений руководителя и принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции.

Цель труда секретаря – обеспечить эффективную управленческую и административную деятельность предприятия.

Разновидности профессии

Под понятием «секретарь» скрываются люди различных профессий:

• Секретарь на ресепшн – принимает и распределяет телефонные звонки, встречает посетителей и выполняет мелкие поручения руководителя. Должность не требует специального образования. Иногда такому сотруднику вменяют приобретение воды или канцтоваров. По престижу данное место находится на самой низкой ступени карьерной лестницы.
• Секретарь-референт – это довольно ответственная должность и во многом схожа с работой офис-менеджера. Требуется готовить проектные решения, редактировать документы, составлять тексты для выступления начальника на всевозможные мероприятия. Контроль над работой других сотрудников также лежит на секретаре-референте. Профессию можно получить после обучения в специализированной школе, учебном центре или после окончания среднего специального учебного заведения.
• Помощник руководителя – занимать место ассистента считается почетным. Делопроизводитель должен не только установить доверительные отношения с руководителем, но и обладать стрессоустойчивостью и уверенностью в себе. Специалисту такого уровня необходимо решать организационные и административные проблемы, организовать работу персонала.

Кроме основных вышеперечисленных направлений трудовой деятельности секретаря, различают дополнительные наименования данной профессии, которые имеют некоторые особенности.

• Так, техническому секретарю нужно уметь печатать 145 символов в минуту не глядя на клавиатуру, задействовав все десять пальцев сразу. Такой человек должен довести до автоматизма свою работу с офисной оргтехникой и заниматься телефонным обслуживанием.
• Для секретаря-переводчика кроме основных функций, важно профессионально владеть иностранным языком для участия в переговорах с иностранными деловыми партнерами.
• В обязанности делопроизводителя входит систематизирование документации учреждения, а также работа с архивом, регистрация корреспонденции, оформление счетов.
• Административно –хозяйственные вопросы ложатся на плечи офис-секретаря. Кроме ведения деловой переписки, необходимо заниматься бронированием билетов и отелей, встречать гостей и партнеров, выполнять распоряжения руководителя.
• Должность с немного необычной спецификой работы для данной профессии – судебный секретарь. Место работы такого специалиста – суд. Работник проверяет явку вызванных людей на судебное заседание, ведет протоколы заседания суда, печатает судебные акты, выполняет все указания судьи.

Читать еще:  Юрист в области

История профессии секретарь

Если приоткрыть занавес истории и отправится на поиски ответа на вопрос: откуда взяла начало профессия « секретарь», то, скорее всего, путь приведет нас к писарям и летописцам. Эти люди занимались перепиской, вели запись распоряжений и указов царя, фиксировали события в хронологическом порядке.

Государственным и политическим деятелям также трудно было обходиться без помощника. В России секретарскую должность ввел Петр I в 1720 году, предъявив к профессии высокие требования. Работу секретаря доверяли людям со знанием законов, наличием образования и владеющим всеми тонкостями профессии.

С 1840 года руководители многих предприятий стали назначать к себе в помощники личного секретаря. Однако людей без специальных навыков на эту должность не брали. Так, стали открываться секретарские курсы. Что интересно, вначале они появились в Харькове, а в США только спустя одиннадцать лет.

Научно – технический прогресс стремительно развивался: копирки и пишущие машинки остались в прошлом, наделив сегодняшнее рабочее место секретаря современными компьютерами, факсом и прочей оргтехникой.

Профессиональный праздник «секретаря» принято отмечать в последнюю среду полной недели апреля.

Плюсы и минусы

Профессия, несомненно, имеет перевес в преимуществах:

• возможность в некоторых случаях совмещения учебы и работы;
• отсутствие физической нагрузки;
• комфортные условия работы в теплом помещении;
• полезные навыки общения и приобретение выгодных связей;
• всегда можно воспользоваться ксероксом в личных целях.

• необходимость постоянно находится на виду у начальника;
• требуется каждый день выглядеть безупречно, поскольку о солидности компании зачастую судят по внешнему виду сотрудников;
• однотипность и рутинность работы ( в мелких учреждениях);
• в некоторых компаниях трудно самореализоваться;
• ненормированный график работы.

Требования к профессии секретарь

Кандидат на данную профессию, прежде всего, должен:

• располагать средним или высшим образованием;
• владеть персональным компьютером и уметь работать с пакетом программ Microsoft Office;
• знать основы делопроизводства;
• иметь базовые знания в сфере деятельности секретаря;
• знать стандартные офисные процедуры;
• при необходимости владеть английским языком.

Обязанности секретаря

Руководители небольших фирм хотят, чтобы секретарь:

• просматривал корреспонденцию;
• сортировал и регистрировал входящую и исходящую почту;
• отвечал на телефонные звонки;
• обеспечивал жизнедеятельность офиса (заказ воды);
• общался с клиентами;
• контролировал выполнение различных задач.

В более солидных компаниях круг обязанностей секретаря может быть намного шире. Делопроизводителя просят:

• организовать прием или совещание;
• распланировать рабочее время руководителя;
• приобрести канцтовары и прочие вещи;
• заказать для начальника или служащих гостиницу или авиабилеты;
• вести протокол собрания;
• подготавливать переговоры с бизнес – партнерами.

Секретарь обязан заниматься делопроизводством.

Ответственность секретаря

В некоторых компаниях на должности секретаря ни за что отвечать не приходится, в других он обременен материальной и дисциплинарной ответственностью, кроме загруженности своими должностными обязанностями.

В случае утери секретарём каких-либо важных документов, к административной ответственности будет привлечен не специалист, а юридическое лицо, т.е. компания.

Секретарь может являться материально-ответственным лицом и следить за наличием основных материальных ценностей, которые находятся в офисе в его подотчете: мебель, оргтехника и других.

Полномочия секретаря

Руководитель обязан предоставить всю необходимую информацию для того, чтобы секретарь мог справиться с поставленной задачей. Это касается и конфиденциальных данных.

Секретарь может обсудить с руководителем вопросы по поводу своего видения, как можно улучшить свою работу и работу организации.

• запрашивать у сотрудников компании необходимую документацию для соблюдения пунктов своей должностной инструкции;
• требовать от руководителя принять меры для обеспечения сохранности документации и материальных ценностей;
• решать производственные вопросы в пределах своей компетенции.

Особенности профессии

Должность секретаря – привилегия женщин. Именно их руководители хотят видеть своими помощниками. Это объясняется женским умением проявить гибкость, предотвратить агрессию шефа, уловить его настрой и особенности характера. Прекрасная половина сумеет сделать комфортным деловой офис и впечатлить партнеров.

Однако, мужчина может претендовать на должность помощника руководителя, устраиваясь на работу в крупную фирму.

Профессиональные навыки и умения секретаря

Для работы секретарём важно:

• быть на «ты» с персональным компьютером;
• обладать культурой общения;
• уметь найти подход к посетителям;
• проявлять аккуратность и пунктуальность.

Некоторые компании видят на должности секретаря человека со знанием иностранных языков.

Личные качества секретаря

Если задать вопрос руководителям различных предприятий, о том какими чертами характера должен быть наделен его личный секретарь, то можно предположить , что их ответ будет однозначным:

• коммуникабельностью и ответственностью,
• пунктуальностью и организованностью,
• терпимостью и стрессоустойчивостью.

Кроме того, отмечают презентабельную внешность, красивую речь, хорошую память.

После общения с секретарем компании в посетителе должна появиться уверенность, что здесь ему помогут разрешить его вопрос.

Карьера

Должность секретаря окутана мифами о трудностях, связанных с продвижением по карьерной лестнице. Отчасти, это так и есть. Но это лишь отчасти – все зависит от каждого человека лично.

Кто-то уже через 1-2 года проявляет себя с наилучшей стороны и уверено двигается вперед навстречу многочисленным перспективам, а кому-то и должности секретаря оказывается много.

Умные и инициативные сотрудники могут подыскать себе место посолидней внутри той же компании, став например помощником менеджера, а после менеджером или даже директором.

Где работать секретарю

В секретарях нуждаются:

• различные организации и фирмы;
• суды, адвокаты и нотариусы.

Секретарь необходим как в крупной компании, так и на предприятии, занимающемся малым бизнесом.

Сколько зарабатывает секретарь

Нельзя назвать какую то фиксированную сумму, если говорить о среднемесячном окладе людей, занимающих должность секретаря.

Госучреждения не балуют своих делопроизводителей высокими заработками и платят им примерно 300 долларов. Но, если пойти работать в крупную иностранную компанию, то можно повысить доход до 1000 долларов.

Образование

При приеме на вакансию помощником руководителя рассматривают людей с высшим образованием или наличием свидетельства об окончании специализированного учебного центра для секретарей. Иногда обучение можно пройти в компании, которая согласна принять Вас на работу.

Работать секретарем можно и без высшего образования, но солидные компании хотят видеть в своей команде дипломированных специалистов со знанием делопроизводства, этики делового общения, психологии, стенографии и скорочтения, умением работать в 1С и мастерски управляться с оргтехникой.

Источник: start-365