У вас есть наёмные сотрудники, и вы решили провести СОУТ — спецоценку условий труда. Вы выбрали компанию-оценщика и заключили с ней договор. До проведения СОУТ вам надо подготовить документы, а после оценки — забрать отчёт у экспертов и заполнить декларацию соответствия. В статье расскажем и покажем на примерах, что и как надо сделать. Вам останется только повторить.
- Автор: Юлия Гребенюк
- Редактор: Ирина Ситникова
- Иллюстратор: Мария Клочанова
В прошлый раз мы рассказали, что такое СОУТ, кто обязан её проводить и как выбрать оценщика.
Что нужно сделать перед проверкой
1. Создайте комиссию. Выберите среди сотрудников председателя и участников. В компаниях чаще всего председатель комиссии — директор, а участники — главный бухгалтер и кто-нибудь из руководителей отделов. Если вы индивидуальный предприниматель, то вам и быть председателем комиссии.
В комиссию должно входить нечётное количество человек. Один человек проводить оценку не должен, а двое — уже чётное число. В комиссии должны быть минимум три человека (п. 1 ст. 9 закона № 426-ФЗ).
Если у вас нет столько работников, включите сколько есть. Например, если вы ИП и из сотрудников у вас только бухгалтер, то комиссия будет состоять из двух человек.
Издайте приказ о создании комиссии. Перечислите в нём ФИО людей и их должности.
Скачать образец приказ о создании комиссии
2. Составьте список мест и график проведения СОУТ. В произвольной форме составьте список мест, которые будут оценивать эксперты, и сделайте график с датами проведения СОУТ. Даты вам скажет компания-оценщик. Распечатайте документы и подпишите у всех членов комиссии.
Сделайте перечень рабочих мест и подпишите у всех членов комиссии
Сделайте перечень рабочих мест и подпишите у всех членов комиссии
3. Составьте график работы сотрудников. Эксперты компании-оценщика могут попросить показать график работы сотрудников. Данные о графике вы можете взять из трудовых договоров или из общего положения о внутреннем распорядке.
Сделайте график произвольным списком. Укажите в нём ФИО сотрудников, должности и время работы. Подпишите список у членов комиссии.
Подготовьте документы
Список мест, график проведения СОУТ и график работы сотрудников никуда отправлять не надо, они остаются у вас и хранятся вместе с бухгалтерскими документами. Вы их покажете эксперту, когда он придёт оценивать условия труда.
Как эксперт проводит оценку
Оценщик будет проверять вас в два захода. Даты вы предварительно согласовываете с компанией-оценщиком. К вам может приехать один эксперт или несколько человек. Это зависит от специфики вашего бизнеса и объёма работы.
Один человек физически не сможет проверить крупное предприятие или производство, потому что надо сделать много разных замеров и использовать разное оборудование. А вот с проверкой небольшого офиса или салона справится и один человек. У малого бизнеса будет всего один оценщик — он проведёт идентификацию и сделает замеры.
Заход 1. Идентификация. В первый раз оценщик осмотрит помещение, проверит, что надо замерить. Этот этап называется идентификацией. Он нужен, чтобы проверяющий понял, какое оборудование взять с собой в следующий раз (ст. 10 закона про СОУТ).
Во время идентификации эксперт может побеседовать с сотрудниками. Сделайте так, чтобы все работники были на своих местах. Все участники комиссии должны участвовать в проверке и быть рядом.
Когда придёт эксперт, покажите ему рабочие места сотрудников и их список, который вы подготовили и подписали у членов комиссии. Покажите оценщику оборудование и график работы сотрудников. Он всё осмотрит и скажет вам, что будет замерять: освещённость, вибрацию, ультразвук или что-то ещё. Вам останется договориться о следующей встрече для замеров.
Заход 2. Замеры. На втором этапе эксперт проводит замеры. Он привозит с собой оборудование и измеряет показатели разных факторов. Данные замеров оценщик заносит в специальные карточки.
На каждого сотрудника формируют отдельную карточку. В ней эксперт присваивает класс условий труда, даёт рекомендации по улучшению рабочих условий и расписывает, какие компенсации положены работнику. Иногда он указывает подкласс условий. Чем выше класс условий труда, тем больше положено компенсаций работникам.
| Класс | Доплаты и начисления |
| 1–2 класс | Как правило, никаких доплат за вредность условий труда и дополнительных страховых начислений нет. Но, если эксперт отнесёт второй класс к вредным условиям, он может написать в рекомендации, что надо увеличить отпуск на семь оплачиваемых календарных дней (ст. 117 закона № 421-ФЗ). |
| Эксперт присваивает классы, опираясь на значения замеров, которые он получил с помощью специального оборудования. Если предельно допустимая норма концентрации какого-то фактора выше положенной, то специалист присваивает класс опасности (Руководство Р 2.2.2006-05). | |
| 3–4 класс | Это уже вредные условия. Здесь приготовьтесь к тому, что придётся пересматривать длительность рабочей недели, сумму компенсаций или рассмотреть прибавку к зарплате. Все рекомендации вы увидите в личной карте СОУТ |
Здесь эксперт присвоил второй итоговый класс условий труда. Сотрудники не будут получать никаких дополнительных льгот
Здесь эксперт присвоил второй итоговый класс условий труда. Сотрудники не будут получать никаких дополнительных льгот
В строке 040 указывают дополнительные доплаты и льготы сотрудникам
В строке 040 указывают дополнительные доплаты и льготы сотрудникам
Оценщик собирает информацию по классам и компенсациям в сводную ведомость результатов проведения специальной оценки условий труда
Оценщик собирает информацию по классам и компенсациям в сводную ведомость результатов проведения специальной оценки условий труда
Все предложения по улучшению из личных карт сотрудников попадают в перечень рекомендуемых мероприятий. Это общий список того, что вам надо изменить или улучшить. Например, улучшить освещение или купить дополнительную спецодежду. Если у вас всё хорошо и ничего менять не надо, эксперт так и напишет.
Если у эксперта есть рекомендации, он напишет их в перечне рекомендуемых мероприятий
Если у эксперта есть рекомендации, он напишет их в перечне рекомендуемых мероприятий
Изучите и подпишите отчёт оценщика
Эксперт прикладывает к своему отчёту все документы, которые заполнил на основе замеров, и отдаёт вам в срок, который вы согласовали в договоре.
Если кто-то из членов комиссии не согласен с результатами проверки, он должен написать свои возражения на отдельном листе, подписать их и приложить к отчёту.
Если с оценкой не согласны все участники комиссии или работники, напишите заявление и отправьте в Роструд. Сделать это можно лично, по почте или через сайт Госуслуг. В течение 30 рабочих дней жалобу рассмотрят и, если посчитают нужным, назначат внеплановую проверку (приказ Минтруда № 709Н).
Если отчёт всех устраивает, председатель комиссии и её участники подписывают документ. Вначале ставят свои подписи члены комиссии, затем отдают на утверждение председателю комиссии.
В отчёте должны быть (ст. 15 закона № 426-ФЗ):
- Информация о компании-оценщике: название, юридический адрес, сведения об эксперте.
- Заключение эксперта о проведении идентификации.
- Список рабочих мест, которые оценивали.
- Протоколы проведения исследований.
- Сводная ведомость результатов проведения оценки.
- Перечень рекомендуемых мероприятий по улучшению.
- Карты специальной оценки.
- Заключение эксперта по результатам СОУТ.
Что делать с отчётом оценщика
1. Сообщите оценщику, что вы подписали отчёт. Когда председатель комиссии подпишет отчёт, у вас по закону есть три рабочих дня, чтобы сообщить об этом компании-оценщику. В качестве доказательства достаточно выслать титульный лист отчёта с подписью (п. 5.1 ст. 15 закона № 426-ФЗ).
После этого вышлите компании-оценщику копию отчёта с подписями. Сделать это можно заказным письмом с уведомлением о вручении или электронным документом с усиленной квалифицированной электронной подписью.
Когда компания-оценщик получит копию подписанного отчёта, она передаст результаты СОУТ во ФГИС — федеральную государственную информационную систему, где хранятся результаты оценки. Через три дня после передачи информации в систему оценщик должен отправить вам:
- письмо с информацией, что все результаты попали во ФГИС;
- копию отчёта с печатью сотрудника ФГИС, который принял отчёт.
Он может прислать вам документы одним из двух способов:
- отправить почтой;
- выслать электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью.
2. Заполните декларацию соответствия. В течение 30 дней после того, как председатель комиссии подписал отчёт, заполните декларацию соответствия и отправьте в свою Инспекцию труда.
Вы можете подать декларацию:
- лично;
- по почте с описью вложения и уведомлением о получении;
- в электронном виде на сайте Роструда. Для этого вам понадобится квалифицированная электронная подпись.
Скачать бланк декларации соответствия
Узнать адрес Инспекции труда в своём регионе
Про учёт результатов СОУТ — в ст. 18 закона № 426-ФЗ
Образец заполнения декларации соответствия, которую работодатель должен отправить в Инспекцию труда в течение 30 дней после подписания отчёта председателем комиссии
Образец заполнения декларации соответствия, которую работодатель должен отправить в Инспекцию труда в течение 30 дней после подписания отчёта председателем комиссии
Декларация действует пять лет. Отсчёт начинается со дня внесения результатов оценки во ФГИС. Через пять лет декларацию нужно будет продлить. Это значит, что оценку придётся повторить (п. 4 ст. 11 закона № 426-ФЗ).
3. Ознакомьте с отчётом своих сотрудников. В течение 30 дней после того, как председатель комиссии подпишет отчёт, ознакомьте с ним своих сотрудников. Сделайте произвольную форму, укажите в ней ФИО сотрудников, их должности. Пусть каждый распишется, что ознакомлен с результатами оценки.
Если у вас есть сайт, то по закону вы должны в течение 30 дней разместить на нём информацию о результатах проверки. Отсчёт начинается с того дня, как его подписал председатель комиссии (п. 6 ч.2 ст. 15 закона № 426-ФЗ).
4. Заполните таблицу 5 в отчётности по страховым взносам. Когда будете отчитываться перед Фондом социального страхования по взносам от несчастных случаев, запишите результаты оценки в таблице 5 формы 4-ФСС.
Последние вести с полей по штрафам
Если в предыдущей статье мы писали, что ещё не было случаев со штрафами, то сейчас всё не так радужно. Предпринимателям стали приходить штрафы. Государственная инспекция труда узнаёт о том, что компания не провела СОУТ, из федеральной государственной информационной системы. Инспекторы периодически проводят её мониторинг, и, если у компании нет данных об оценке, ей высылают уведомление.
Государственная инспекция, если не увидит во ФГИС информацию о СОУТ, может выслать вам уведомление и попросить прийти вас или уполномоченного представителя для объяснений
Государственная инспекция, если не увидит во ФГИС информацию о СОУТ, может выслать вам уведомление и попросить прийти вас или уполномоченного представителя для объяснений
Если вы получили такое уведомление, но при этом проводили оценку и все документы у вас на руках, вам надо прийти в инспекцию с отчётом и пообщаться с инспектором. А если оценки не было или вы провели её с опозданием, придётся заплатить штраф.
В социальных сетях бухгалтеры активно делятся между собой информацией о штрафах за опоздание или отсутствие СОУТ
В социальных сетях бухгалтеры активно делятся между собой информацией о штрафах за опоздание или отсутствие СОУТ
Памятка
Перед проведением СОУТ подготовьте пакет документов:
- Приказ о формировании комиссии для проведения СОУТ.
- Список рабочих мест.
- График проведения СОУТ.
- График работы сотрудников.
Эксперт приедет к вам дважды. В первый раз он посмотрит, что надо проверить и какое оборудование понадобится. Во второй раз он будет замерять.
У компании-оценщика вы должны забрать отчёт, который содержит:
- Информацию о компании-оценщике: название, юридический адрес, сведения об эксперте.
- Заключение эксперта о проведении идентификации.
- Список рабочих мест, которые оценивали.
- Протоколы проведения исследований.
- Сводная ведомость результатов проведения оценки.
- Перечень рекомендуемых мероприятий по улучшению.
- Карты специальной оценки.
- Заключение эксперта по результатам СОУТ.
При мониторинге федеральной государственной информационной системы инспектор может выявить, что компания не провела СОУТ или опоздала по срокам проведения. В этом случае вам придет уведомление от государственной инспекции труда, где вас пригласят на встречу.
Автору помогала Катерина Земскова, консультант по налогам и бухгалтерскому учёту
Источник: